Kommunikationspolicyn är till för att visa hur kommunikation och dialog ska stödja Vårgårda kommuns övergripande mål.

Övergripande mål och inriktning

Målet med kommunens kommunikationsarbete är att utveckla och förmedla idéer, information och olika former av dialog – både internt och externt – så att kommunfullmäktiges övergripande målområden uppfylls: boende, miljö, skola, näringsliv, omsorg och ekonomi. De främsta kommunikatörerna är våra medarbetare i sina kontakter med olika målgrupper. 

Informationen från Vårgårda kommun ska vara:

• öppen, ärlig och tillgänglig
• relevant och saklig
• enhetlig och begripligstrategisk och konsekvent
• kostnadseffektiv

Genomförande

• Kommunikationsarbete ska planeras och budgeteras i god tid.
• Kommunikationen ska vara integrerad i det löpande arbetet för att det ska fungera och vara ett aktivt stöd i
  dialogen och kommunikationen med medarbetare och kommuninvånare.
• I Vårgårda kommun ska kommunikationsaspekterna ingå tidigt i projekt och större aktivteter samt utgöra en viktig del i den övergripande strategiska planeringen och uppföljningen.
• All kommunikation ska utgå från mottagarens behov.
• Informationsaspekten ska beaktas i alla beslut.
• I dagens informationsöverflöd är det extra viktigt att inte överbelasta
  omgivningen med onödig information.

Ansvar

• Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunikationsfrågorna i Vårgårda kommun.
• Varje nämnd, utskott och bolag och förvaltningen har ett övergripande ansvar för kommunikationen.
• Varje chef har kommunikationsansvar inom sitt verksamhetsområde.
• Varje medarbetare har kommunikationsansvar gentemot sin närmsta chef, övriga anställda samt brukare.
• Kommunens informationsansvariga ska vara pådrivande och fungera som en stödfunktion och assistans för hela organisationen.

Intern kommunikation

Intern kommunikation är ett medel för att nå fastställda mål. Våra mål är att den interna kommunikationen ska skapa en öppen och serviceinriktad attityd och att det ska bidra till att alla medarbetare känner sig informerade, motiverade och engagerade i kommunens verksamhet.

Alla medarbetare ska ha god kunskap om kommunen, kommunförvaltningen och den egna enhetens verksamhet, mål och inriktning. Välinformerade medarbetare är kommunens viktigaste tillgång för bra kommunikation gentemot omvärlden. Detta kräver lyhördhet och utrymme för dialog vilket skapar ett bra klimat. Varje ledare har ett ansvar för att kommunikationen fungerar på närmaste lägre nivå. Det innebär en bra dialog mellan ledning och medarbetare, mellan medarbetare samt mellan olika enheter.

Kommunikationen syftar också till att stärka vi-känslan och förtroende för ledningen. Det underlättar för kommunen att uppnå uppsatta mål och genomföra förändringar. Förtroendevalda och fackliga företrädare ska ha tillgång till aktuell information om verksamheten och dess utveckling. Förtroendevalda ska ges relevant information som grund för sitt ställningstagande.

Målgrupper

• Förtroendevalda
• Medarbetare och fackliga företrädare

Det är mycket viktigt att vi kommunicerar internt så långt det är möjligt före externt. Medarbetare måste känna till kommunens mål, planer och beslut samt ha möjlighet att delta i beslut som direkt rör medarbetarna/medarbetaren. Medarbetare i Vårgårda kommun ska så långt det är möjligt ges information innan den når kommuninvånare, massmedia och andra.

Ansvar och kommunikationskanaler

• Alla chefer ansvarar för att de har relevanta kanaler för den interna kommunikationen. Chefernas agerande är avgörande för att skapa och upprätthålla en effektiv kommunikation såväl inom respektive sektor/enhet/avdelning och bolag som i kommunen som helhet.
• Kommunstyrelsen genom kommunikationsenheten har ansvar för kommunens övergripande interna och externa information. I kommunens verksamhet finns många yrkesgrupper engagerade. Det ställer krav på samordning och samarbete och att det finns utrymme i tjänsten hos informationsansvariga att arbeta med information.
• Alla medarbetare ansvarar för att själv söka och ta del av den information som är en förutsättning för att han/hon ska kunna utföra sitt arbete samt aktivt bidra till kommunens interna och externa kommunikation.

Exempel på kommunikationskanaler 

• Formella och personliga möten
• Intranät
• Hemsida
• E-post
• Sociala medier
• Arbetsplatsträffar

Extern kommunikation

Vårt mål med extern kommunikation är att skapa trovärdighet och förståelse för vårt agerande samt etablera ett gott anseende inom och utom kommungränserna. Detta når vi genom ett långsiktigt och väl planerat kommunikationsarbete.

Kommuninvånarna i Vårgårda ska känna till vad Vårgårda kommun står för och därmed fungera som goda ambassadörer för sin kommun. Kommunen har en viktig uppgift att medverka till insyn och ökad demokrati genom att informera våra invånare om:

• Vårgårda kommuns organisation, verksamheter, övergripande mål, ekonomi, planer och
  service
• Hur våra invånare kan delta och påverka innan beslut fattas

Näringslivet, både i och utanför kommunen, ska ha god kunskap om den service och de tjänster kommunen erbjuder. Bilden av Vårgårda som företagsvänlig kommun skapas i hög utsträckning av företagarnas erfarenheter från kontakter med kommunen. Därför ska de mötas av en öppen, korrekt och serviceinriktad attityd som bidrar till förståelse för de villkor som gäller i den kommunala beslutsprocessen.

Målgrupper

• allmänhet/medborgare
• massmedia
• näringsliv
• organisationer, föreningar
• statliga myndigheter, kommuner och landsting

Ansvar och kommunikationskanaler

Varje nämnd samt Vårgårda Bostäder AB ansvarar för sina externa kontakter, antingen som servicegivare, samverkans- och avtalspart eller myndighetsutövare. Alla verksamhetsansvariga ansvarar för att de har nödvändiga kanaler för den externa kommunikationen. Kommunstyrelsens ordförande är genom kommunikationsenheten ansvarig för övergripande pressmeddelanden. Ansvarig utgivare för kommunens hemsida är kommunchefen. Ansvarig utgivare för tryckt övergripande information som distribueras till samtliga hushåll i kommunen är kommunchefen.

Utgångspunkten är att kommunens medborgare ska kunna hämta information dygnet runt. Genom kommunens hemsida www.vargarda.se Länk till annan webbplats. ska möjligheter erbjuds till ständig dialog och insyn. Hemsidan ska ge uppdaterad och målgruppsorienterad information.

Tjänsterna på hemsidan ska anknyta till kommunens kärnverksamhet samt stötta och effektivisera denna. Möjligheten att använda hemsidan ska alltid övervägas, då den ger snabb, direkt och kostnadseffektiv informationsspridning. Informationen på hemsidan ska så långt som möjligt anpassas för funktionshindrade.

Trycksaker som nyhetsblad, foldrar och broschyrer kan variera i form och innehåll efter innehållets karaktär och syfte. Detta gäller också affischer samt utställningsmaterial. Dock ska produkterna följa Vårgårda kommuns grafiska manual. Även platsannonser är en viktig kommunikationskanal som uttrycker kommunens verksamhetsidé. För att säkerställa vårt varumärke ska produkterna granskas/utformas av kommunikationsenheten.

Genom telefoni, e-post och sociala medier kan våra målgrupper snabbt få kontakt med kommunens representanter. Därför krävs hög tillgänglighet och hög servicegrad via dessa kanaler. Det personliga mötet ska prioriteras och erbjudas i alla kommunens verksamheter.

Exempel på kommunikationskanaler

• Kommunens webbplats
• Sociala medier
• Annonser
• Broschyrer
• Informationsblad
• Foldrar
• Formella och personliga möteskontakter
• Mässor

Massmedia

Massmedia har en viktig roll som såväl informationskanal, opinionsbildare och granskare. Därför ska Vårgårda kommun ha en förtroendeskapande attityd till massmediernas representanter. Deras granskande roll ska betraktas som en tillgång. Kontakterna med massmedia är som bäst när de är koordinerade, förutseende och med hög etisk nivå.

• Pressmaterial ska presenteras samtidigt till alla medier.
• Massmedia ska alltid senast samma dag de kontaktar kommunen hänvisas till en person som representerar oss (är talesman, sakkunnig inom det specifika området etc).
• Via intranät ska alla medarbetare ha tillgång till grundlagens bestämmelser om yttrandefrihet och meddelarfrihet för uppgiftslämnare.

Riktlinjer och ansvar

• Den medarbetare eller förtroendevald som direktkontaktas av massmedia ska göra en självständig bedömning om ärendet kan åtgärdas direkt eller om det bör hänvisas. Sådan hänvisning ska om möjligt alltid ges med särskild motivering och hög servicegrad.
• Kommunstyrelsen har ett samordnande ansvar för kontakter med massmedia. Därför ska förfrågningar från massmedia till telefonväxel, e-post eller brevpost utan mottagare vidareförmedlas till kommunikationsenheten.
• Alla medarbetare och förtroendevalda ska kunna få stöd av kommunikationsenheten för att analysera och planera inför intervjuer och i strategiska frågor. Detta gäller dock inte om kontakterna har skett inom ramen för medarbetarens och förtroendevaldas meddelarfrihet.

Skrivregler

Kommunens skrivregler är publicerade på intranätet, som stöd för att information blir lättbegriplig. Ansvar för dessa regler har kommunens informatör. Språket ska alltid anpassas efter medieformer och målgrupp. Även i kommunens handlingar och ärenden ska alla sträva efter att uttrycka sig på ett så enkelt sätt som möjligt.

Information vid kris

För att information vid kris ska fungera MÅSTE information och kommunikation fungera i vardagen. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap uppger att 80% av krisen handlar om information. Vårgårda kommun har en särskild planering för agerande om en extraordinär händelse inträffar och i denna plan finns ett särskilt avsnitt för information vid kris.

Grafisk manual

En grafisk manual uttrycker en organisations värderingar. Den signalerar också mål och ambitioner. Den grafiska formen förmedlar organisationens budskap och omfattar hela den visuella kommunikationen. Kommunens grafiska manual är en viktig del av kommunens profilering.

Kommunstyrelsen är ansvarig myndighet för den grafiska manualen. De viktigaste ingredienserna i den grafiska manualen är logotypen, färgspråket, typografier samt grafiskt språk.

Manualen är det styrdokument som gäller för användning av logotyp, kommunvapen, typsnitt, färger, trycksaker, brev, fax, skrivelser, kuvert, visitkort, OH/power-point/impress-presentationer, informations- och platsannonser m m.

Övrigt

• Vårgårda kommuns kommunikationspolicy ersätter informationsavsnitten i IT- och informationsstrategin 2004-2006 (KF 2003-12-10 § 83) samt Riktlinjer för kommunens information (KS 1998-09-24 § 121
• Denna policy gäller från och med 2011 05 11