Energi och utveckling på Vårgårdas Socialtjänst

Även om samhället är ansträngt i och med Coronapandemin bedriver Socialtjänsten i Vårgårda kommun ett omfattande utvecklingsarbete. Tillit till medarbetarens kunskap och erfarenhet utgör grunden för att kunna erbjuda vardagsnära tjänster med hög kvalité. Samtidigt handlar det också om att se över styrning och ledning för att ge professionen handlingsutrymme för att möta de behov som finns. Det har bland annat inneburit att Socialtjänsten har blivit en arbetsplats där personalen trivs bättre, hittat bättre arbetssätt och skapat en yrkesanda som gynnar alla er vi är till för.

En viktig verksamhet för många människor är kommunens Socialtjänst. Till Socialtjänstens uppgifter hör bland annat att genom uppsökande verksamhet och på annat sätt främja förutsättningarna för goda levnadsförhållanden, svara för omsorg och service, upplysningar, råd, stöd och vård, ekonomisk hjälp och annat bistånd till familjer och enskilda som behöver det.

Det pågår ett spännande utvecklingsarbete i Socialtjänsten som förtjänar att lyftas och belysas. Vi har haft ett samtal med några medarbetare som är delaktiga i arbetet för att höra vad de har att säga.

Utveckling genom ta reda på problemens orsaker

Egentligen började allt med att det tillkom ny ledning för Socialtjänsten. Ann-Charlotte Lilja tillträdde som socialchef våren 2018. Till en början fick Ann-Charlotte ett tydligt uppdrag och det var att ta sig an de höga kostnaderna för placeringar av barn och unga samt vuxna med missbruksproblematik. Politiken förväntade sig en lösning för att få ner kostnaderna. Samtidigt fanns en chans att fundera på vilken typ av ledning och styrning som skulle gynna verksamheten mest. Fönstret till en förändring var öppet.

– Det var då ganska liten tillit mellan olika arbetsgrupper och även mellan medarbetare och ledning, berättar Ann-Charlotte Lilja.

– Det visade sig tidigt att för att kunna veta att vi gjorde rätt åtgärder så måste vi fråga och lyssna på de som arbetar närmast Vårgårdabon, fortsätter Ann-Charlotte.

Till hjälp använde Ann-Charlotte kommunens kvalitetsstrateg Åsa Nyström-Andersson och socialtjänstens utvecklingsledare Mårten Nygren. De fick uppdraget att göra en så kallad orsaksanalys tillsammans med personalen. Att ta reda på de faktiska orsakerna till de höga placeringskostnaderna.

Det var ingen direkt metod som användes eller utvecklades ur detta utan en tanke om att de som sitter inne med svaren är personalen.

– Vi gick helt enkelt till personalen och sa att vi behöver er hjälp, berättar Mårten Nygren. Vi behöver ta reda på hur det kommer sig att det ser ut så här. Vad är det ni tror?

– Det är ofta lätt att peka på lagstiftning som orsak till att något är på ett visst sätt. Saker som man upplever inte går att påverka. Det är viktiga delar, men här kan man fundera på om det är arbetssätt, kultur eller andra saker som påverkar, säger Åsa Nyström-Andersson.

Personalen var till en början försiktig med att lyfta negativa saker. Kanske sa man saker som man visste att ledningen ville höra. Men den nya Socialchefen ville sätta ljus på allt och det fick personalen redovisa efter att man hållit work-shop.

Det framkom några områden som man kunde borra ner sig lite djupare i. Vad som togs fram var 14 områden som tillsammans kunde identifieras. Bland annat intern och extern samverkan, tidsbrist, pressade tjänster, bristande ekonomiskt tänkande, dåliga utredningar, sena anmälningar med mera.

Sedan började arbetet att börja gräva i varför det såg ut så här. Det genomfördes olika intervjuer med olika nyckelfunktioner.

– Och då kände vi att där kunde mycket av orsakerna verifieras till vad man trodde var problemen. Det visade sig till exempel att i samverkan var det otydliga möten, där medarbetare inte var närvarande eller att närvarande inte kände till ärenden, eller var nya på arbetsplatsen. Det gjorde lite ont att höra, berättar Mårten.

– Till saken hörde att det tidigare hade fungerat bra. Det hade dock blivit sämre med tiden. Så det fanns hopp om att man skulle kunna få det att fungera igen, berättar Åsa.

Tillitsdelegationen fyllde i de tomma fälten

Sedan hände något av stor betydelse för arbetet. Sommaren 2018 kom ett betänkande från Tillitsdelegationen. Betänkandet visade att: Genom att skapa förutsättningar för mer tillit i ledningen och styrningen inom offentlig sektor har vi flera saker att vinna. Vi har möjligheten att skapa större nytta för samhället, att öka kvaliteten i service och tjänster till medborgarna, och säkra att medarbetarnas kompetenser och erfarenheter fullt ut tas tillvara. Det handlar i slutändan om att nå ännu bättre resultat.

– I den vevan kom Tillitsdelegationen med sitt betänkande och jag och fler med mig blev väldigt inspirerade av det berättar Ann-Charlotte. För mig i mitt ledarskap satte det ord på hur jag vill jobba med ledning och styrning av verksamheten. Vi såg tydligt att kvalitet och kostnader hängde ihop i verksamheten. Om vi inte förbättrar kvaliteten kan vi oftast inte få långsiktig bäring på kostnaderna heller. Där är medarbetarna väldigt viktiga, avgörande vill jag säga.

– Tillitsdelegationen gav för handen att man kan tänka på ett annat sätt. Det är att se och lyfta professionen, man måste skapa handlingsutrymme till de som har utbildning och massor med erfarenhet. Delegationen pekade på den styrning som tidigare varit mycket detaljerad har på något sätt faktiskt bakbundit professionen, säger Mårten.

– Det var aldrig att: Det här ska vi ha! utan det var mer att det stämde in med de tankar och arbetssätt som ledningen ville se. Fokus på dem vi är till för. Brukarfokus, och tillit till professionen, säger Åsa.

Fotbollsmatchen som metafor

Vi har använt fotbollsmatchen som metafor för arbetet med tillitsbaserad ledning och styrning; där varje spelare utifrån sitt uppdrag använder sitt professionella utrymme att agera, med sikte på målet - en bra kvalitet i verksamheten som gynnar Vårgårdabon, säger Ann-Charlotte.

Några ”spelare i laget” - Utredningsenheten

Jennifer Pettersson arbetar som socialsekreterare sedan 2016 på Vuxenenheten, målgruppen är 18 år och äldre, främst vuxna med missbruksproblem och våld i nära relationer, även en del boendefrågor.

Kristina ”Ninni” Johansson arbetar med Barn och Unga.

– Som en mottagningsenhet kan man säga. Jag tar emot anmälningar på barn och även vuxna, berättar Kristina. Sedan jobbar Kristina även med placerade barn och ungdomar.

Både Jennifer och Kristina har varit med hela vägen i arbetet. Förutom att Jennifer varit föräldraledig en period så har de båda kunnat vara med och vara delaktiga genom i stort sett hela processen.

– Ja, från början var det, om man tittar på vuxenenheten där jag jobbar, att man såg att det var höga placeringskostnader. Det kan vara så att det inte är den mest effektiva vården, men det är en kostsam vård. Så vi behövde titta över på vad vi hade för insatser att erbjuda i den här kommunen. Och då gjorde vi en utvärdering kring det, där vi fick vara med och tycka och tänka, berättar Jennifer.

Upplevelsen är att det varit svårt för de anställda en tid bakåt. Det har varit lite rörigt i organisationen.

– Men det är mer trivsamt att arbeta nu, säger Jennifer. Vi fick också en tydlig bild av ledarskapet när den nya socialchefen började. Hon har varit involverad och tydlig med vad hon eftersöker. Vi har även ny enhetschef och arbetsledningen har börjat sätta sig. Vi arbetar mer nära behandlare idag. Vi har utformat detta tillsammans och är måna om att hålla tät kontakt. Vi har fått in hur vi ska jobba.

Bara för 1-2 år sedan var det betydligt fler frågetecken kring hur arbetet skulle skötas. Men även nu kan Jennifer och Kristina se hur de kan utveckla fler delar.

– Allt har blivit tydligare, vi jobbar tillsammans och det har blivit en annan typ av ledarskap, säger Jennifer.

– Så tänker jag med! Att det blivit tydligare. En tydlighet och en delaktighet som är positiv. Ett tydligt ledarskap som finns där och ser sina medarbetare är det som måste till i de här arbetet som vi håller på med. För att man ska orka och klara av det, säger Kristina.

Bakomliggande finns så klart alltid glädjen och stoltheten över yrket.

– Arbetet är alltid kul och mer eller mindre svårt, men med de förändringar som skett har det blivit bättre. Vi blev delaktiga på ett helt annat sätt som faktiskt har gjort att det känns bra, säger Kristina. I Vårgårda är vi få personer och vi måste samarbeta på ett helt annat sätt över gränser. Det är lite spännande. Då är ledarskap viktigt, säger Kristina.

– Det måste få ingå i arbetet att kunna ta tid till att förbättra och se över hur vi jobbar. Förr var känslan ibland att jag inte hinner det här nu och jag måste prioritera ärenden, säger Jennifer. Men med tydligheten och med tiden förstod vi att det här behöver vi också göra.

I arbetet har viktiga värden vuxit fram. Vid frågan om vad som upplevs som mest positivt med arbetet säger Kristina:

– Jag tycker verkligen att det är delaktighet och samverkan. Och jag tycker att det är framgångsfaktorer i det här jobbet. Vi har behov av att samverka både inom och utom kommunen. Och ska vi göra det bästa för människor som har det svårt är det där drivkraften finns.

– Jag tycker verkligen delaktigheten. Att man har pratat med alla oss som jobbar inom olika områden. Att man fått säga sitt och jag upplever att jag blivit lyssnad på, säger Jennifer.

Vi har alla förutsättningar idag för att jobba bra. Bra ledarskap och rätt stöd, säger både Jennifer och Kristina avslutningsvis.

Några ”spelare i laget” – Resursenheten

Om utredningsenheten är myndighetssidan så är resursenheten socialtjänstens förebyggande och verkställande enhet. De som deltog i detta arbete var öppna förskolan, vuxenbehandlare och boendestöd (som kopplades på allt eftersom). Resursenheten ansvarar för att verkställa beslut från utredningsenheten.

Helena Thorild är anställd som förskolelärare och familjebehandlare. Helena är ett välkänt ansikte för många i Vårgårda då hon varit anställd i Vårgårda kommun sedan 1980. I 40 år har Helena engagerat sig och brunnit för Vårgårdas invånare.

Även Helena var med från början i det förändringsarbete som började 2018 och hon lyfter direkt fram ledningen i arbetet.

– Till att börja med hade vi väldigt kompetenta ledare i orsaksanalysarbetet. De var pålästa, drivande och engagerande och fick oss medarbetare att känna wow!

– Vid den tiden var det kanske lite problem med ledarskapet och det var mycket ”vi” och ”dom”. Nu är det helt plötsligt som att vi är i samma lag, berättar Helena.

I den enklaste formen så gavs det möjlighet att prata.

– Att prata med varandra är viktigt, för då går det mesta att lösa, säger Helena.

– Det nya ledarskapet var viktigt för arbetet. Det märktes att det fanns en tanke bakom och det kom i rätt tid. Med arbetet blev det som ett nytt sätt att tänka. Ett mer systematiskt sätt att fråga sig varför saker händer eller ser ut som det gör, fortsätter Helena.

– Våra gemensamma träffar har varit viktigt. Det har gett energi och engagemang. Att alla har fått träffas, det är vi, det är vi som är till för Vårgårdabona, berättar Helena.

Helena har funderat på vad som egentligen har skapats i utvecklingsarbetet och hon målar det med följande ord.

– Det har skapats tillit, handlingsutrymme, delaktighet, inflytande, engagemang och glädje!

Om Helena anser att det har blivit en bättre arbetsplats och att saker fungerar bättre idag?

– Åh ja! Åh ja! Det har blivit sådan skillnad i ledarskapet, men också att vi arbetar framåt tillsammans.

Reflektioner från ledning

Det finns många goda effekter av arbetet - tilliten har ökat i organisationen, vi kan se att fler medarbetare känner motivation och känner att de utvecklas på jobbet. Vi har också sett att vi har mer stabilitet i vår bemanning och även minskade kostnader för externa konsulter och placeringar för vuxna, säger Ann-Charlotte.

Det finns alltid utmaningar att jobba med - att hålla i och hålla ut är en sådan. Pandemin har försvårat kommunikationen en del, t ex träffades vi i storgrupp innan. Nu måste vi hitta nya sätt att kommunicera och återkoppla på. Det är inte så att allt är perfekt i verksamheten, utan det finns utmaningar att jobba med även framöver. Det är ett ständigt pågående arbete, för tillit och kultur är en färskvara. Där har vi alla ett ansvar att arbeta för att skapa goda relationer och bibehålla det. Inte minst jag som verksamhetschef, berättar Ann-Charlotte avslutningsvis.

Nu påbörjar vi ett liknande arbete med LSS funktionsstöd, om det kommer ni kunna läsa framöver.