Föreningsarkiv

Vad är ett arkiv?

Ett arkiv är de olika handlingar som efterhand växer fram hos en förening till följd av verksamheten. Med handling avses alla former av dokument men också fotografier, filmer, affischer, magnetband, disketter och
tidningsklipp. Även standar, fanor, klubbmärken och andra detaljer kan ingå.

Varför ska man arkivera?

När man har ordning på sitt arkiv underlättas arbetet genom att återsökningar går snabbt och smidigt. Vissa handlingar ska bevaras enligt stadgar och lagstiftning. För att vi och framtida generationer ska förstå hur samhället och den egna organisationen har utvecklats, är det viktigt att arkiven bevaras.

Hur ska man arkivera?

När man ordnar och förtecknar ett arkiv innebär detta att man för samman likartade handlingar och ordnar upp dem efter en bestämd plan, allmänna arkivschemat. Man plockar bort gem, plastfickor, eller annat som kan skada handlingarna. Slutligen upprättas en arkivförteckning (en innehållsförteckning) varefter arkivkartongerna
(volymerna) märks med etiketter.

Mängder av papper

I en förenings verksamhet kan det förekomma ett varierat utbud av handlingar. De kan bestå av cirkulär, skrivelser, broschyrer och trycksaker. Annat som kan ingå är protokoll, räkenskaper, affischer, kursanmälningar, närvarolistor, verksamhets-/revisionsberättelser, rapporter och
liknande.

Det är viktigt för varje förening att göra en egen bedömning av vad som är viktigt att spara. Det gäller att ha en plan eller åtminstone några principer för hur kontorsrutinerna ska se ut. Om rutiner saknas för arkivering, är det viktigt att påbörja detta arbete. Målet är att skilja på
viktigt och oviktigt – vad som ska sparas och vad som bör gallras.
Cirkulär, som kommer direkt från en distrikts- eller riksorganisation, sparas hos den som skickat ut dem. Vi talar här om utfärdaransvar för handlingen.

Allt som är föreningens egenproducerade handlingar ska sparas.

• Protokoll – från den egna föreningen, även sektions- och kommitté- protokoll. Glöm inte eventuella bilagor.
• Verksamhetsberättelser – det är de undertecknade originalen som ska bevaras.
• Medlemsförteckningar och matriklar.
• Korrespondens – inkomna brev och skrivelser direkt ställda till föreningen samt kopior av utgående skrivelser.
• Räkenskaper – huvudböcker, kassaböcker och dagböcker eller dataförda räkenskaper med tillhörande kontoplan.
• Historiker och jubileumsskrifter.
• Fanor och standar – och andra föremål som speglar föreningens verksamhet. Exempelvis klubbnålar och logotyper.
• Trycksaker – som föreningen själv producerat, affischer, program, vishäften, broschyrer, föreningstidningar, inbjudningar och så vidare.
• Tidningsurklipp – om den egna föreningen. Man bör tänka på att kopiera urklippen på åldersbeständigt papper eftersom tidningspapper har relativt kort livslängd. Glöm inte att förse kopiorna med datum och tidningens namn.
• Kartor och ritningar.
• Statistik, avtal och kontrakt.
• Handlingar rörande vissa ämnen – exempelvis lönekort, anställningsbevis och handlingar angående fastigheter, tävlingsverksamhet, utbildning och så vidare.

I arkivet sparas både aktiva och nedlagda föreningars material.

Allmänna arkivschemat

Nästan alla arkiv i landet ordnar och förtecknar arkiven efter det så kallade allmänna arkivschemat.

Om ni som förening redan på kontorsnivå vill få ordning på handlingarna och senare underlätta för arkivinstitutionen kan ni ordna materialet efter följande schema. Huvudgrupperna förvaras var för sig i märkta pärmar eller arkivkartonger.

• Protokoll (protokoll, mötesanteckningar, beslut.)
• Utgående handlingar (verksamhetsberättelser, rapporter, broschyrer, informationsblad, personal tidningar, kopior av utgående skrivelser).
• Diarier (diarier, postlistor).
• Register och liggare (inventarieförteckningar, avtalsregister, fotoregister, arkivredovisningar, personalliggare).
• Inkomna handlingar (korrespondens, akter till diariet – alternativt under serie F).
• Handlingar ordnade efter ämne (personalakter, projekthandlingar, fastighetsdokumentation, handlingar som rör miljö).
• Räkenskaper (bokslut, verksamhetsberättelser).
• Statistik (medlems-, löne- etc.)
• Kartor och ritningar (byggnadsritningar, ekonomiska kartor etc.)
• Fotografier, bilder (diabilder, fotografier).
• Trycksaker, tidningsklipp (egna trycksaker, tidningsklipp gällande föreningens egna verksamhet etc.)
• Övriga handlingar (fanor, standar, ordförandeklubbor, regalier etc.)

Detta behöver inte arkiveras:

Tänk på att tidningar som föreningen prenumererar på eller böcker i föreningens bibliotek inte är arkivhandlingar. Om föreningen själv däremot producerar trycksaker ska dessa självklart ingå i arkivet.

Papper

Till handlingar som protokoll, verksamhetsberättelser och kontrakt med mera som kanske ska användas mycket bör man tänka på att använda arkivbe-ständigt papper, vattenstämplat, text svenskt Arkiv. För handlingar som inte utsätts för lika mycket slitage kan man istället använda så kallat åldersbeständigt papper som finns i många olika fabrikat.

Pennor

Kulpennor och liknande som är godkända av Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut (SP) är märkta med svenskt Arkiv. Övriga kulpennor, blyerts-, anilin-, sprit- och kritpennor har inte den hållbarhet som krävs på
beständiga handlingar.

Långtidsförvaring

Disketter och liknande är inte en bra långtidsförvaring! Tänk därför på att ta ut alla handlingar, som ska sparas, på papper. Glöm inte att skriva datum på allt.

Ansvar

Varje förening gör klokt i att ha en arkivansvarig person. Denne ansvarar för att föreningens handlingar inte splittras och försvinner vid funktionärsbyte.

Leverans

Verksamma föreningar deponerar sitt arkivmaterial i föreningsarkivet och vill man senare studera i sitt material går det bra.

Nedlagda föreningar

Även föreningar som lagt ner är välkomna att lämna in sitt material.

Kostnader

Föreningsavgiften är för närvarande:

• 100 kronor vid påfyllnad i personarkiv
• 200 kronor per år upp till 500 medlemmar
• 300 kronor per år för 501–1000 medlemmar
• 400 kronor vid start av personarkiv
• 500 kronor per år 1001–2000 medlemmar
• 1000 kronor per år för företag
• Nedlagda föreningar är utan kostnad.
• Vi tar tacksamt emot stödmedlemmar. För 150 kr per år stödjer du vår verksamhet. Vid intresse görs en inbetalning på: Bankgiro 490-7184