Kommunikation

Kommunikationspolicyn visar hur kommunikation och dialog ska stödja Vårgårda kommuns mål och värderingar. Den beskriver, hur vi i vår kommunikation ska bemöta aktörer med hög servicenivå, individuella lösningar, dialog och respekt, såsom kommunens värdegrund beskriver. På så sätt säkerställer den att Vårgårdaborna och övriga mottagare får god information oavsett vem de kommer i kontakt med i kommunen.

God kommunikation kommer inte av sig själv utan den skapas av ledning, chefer och alla medarbetare. Därför har vi alla ett ansvar att se till att kommunikationspolicyn blir till verklighet i det dagliga arbetet – först då blir den ett nyttigt redskap.

Varje verksamhet måste ”översätta” kommunikationspolicyns övergripande riktlinjer till konkreta planer för kommunikationsarbetet i den egna verksamheten. Vår kommunikation omfattar allt utbyte av information och åsikter som sker genom kommunens kommunikationskanaler eller som har kommunen som part eller avsändare.

Vårgårda kommun är en offentlig serviceverksamhet och lyder under offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att alla, svenska och utländska medborgare, har rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Därför är det nödvändigt att vi känner till vad offentlighetsprincipen innebär. Ett syftet med denna offentlighetsprincip är att ge medborgare insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. På så sätt har de också möjlighet att påverka verksamheten. Denna är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Varumärkesarbete och positionering bygger på tydlig ledning, hög kompetens, arbetsglädje och serviceanda. Här är motivation, delaktighet och engagemang viktiga förutsättningar för att vi ska kunna åstadkomma ett bra resultat.

För att ge Vårgårdaborna service av hög kvalitet och skapa en god arbetsmiljö måste varje verksamhet ha tydliga mål, som kan mätas, utvärderas och kommuniceras.

För kommunikationen i Vårgårda kommun betyder det att:

All kommunikation ska stödja och leva upp till Vårgårda kommuns vision, mål och beslut

Kommunikation är inget självändamål, men rätt använd är den ett effektivt styrmedel som hjälper till att driva verksamheter mot sina uppsatta mål. Därför ska kommunikation ses som en naturlig del i planer och beslut som rör vår verksamhet. Ett mål eller ett beslut som inte kommuniceras är nästan omöjligt att nå. För att få en uppfattning om vad vi uppnår med vårt kommunikationsarbete ska alla aktiviteter kontinuerligt utvärderas mot uppställda kommunikationsmål, som i sin tur bygger på verksamhetsmål.

Kommunikation är en demokratisk rättighet för Vårgårda kommuns medborgare

Medborgarna har en självklar rätt att få information och vägledning om Vårgårda kommuns planer och beslut, och hur de själva kan påverka och kan komma att påverkas av dessa. Alla anställda i Vårgårda kommun har en viktig uppgift i att besvara deras frågor och ge en allsidig information om vår verksamhet. Lika viktigt är det att vi låter medborgarna vara delaktiga i Vårgårda kommuns utveckling. Det innebär att vi är öppna för deras idéer, kritik och frågor, samt använder synpunkterna på ett konstruktivt sätt. En öppen dialog med Vårgårdaborna är en förutsättning för att vi och kommunens politiker ska kunna fatta väl underbyggda och förankrade beslut. Det ska alltid klart framgå att det är Vårgårda kommun som är avsändare i kommunikationen och vart medborgarna kan vända sig för att få veta mer, diskutera eller klaga på något.

Kommunicera internt så långt det är möjligt före externt

För att Vårgårda kommun ska uppfattas som en god serviceorganisation måste vi ge en på alla sätt trovärdig information om Vårgårda kommuns verksamheter. Då är det nödvändigt att alla medarbetare känner till och står bakom Vårgårda kommuns mål, planer och beslut. Medarbetarna i Vårgårda kommun ska så långt det är möjligt få information innan den når medborgare, massmedia och andra.

Ansvar för att skapa god kommunikation

Verksamhetschefer och verkställande chef har det yttersta ansvaret för att informationen och kommunikationen fungerar. Varje ledare har ett ansvar för att kommunikationen fungerar på närmaste underställd nivå. Det innebär en bra dialog mellan ledning och medarbetare, mellan medarbetare samt mellan olika enheter. Alla medarbetare är också skyldiga att själva söka den information och kunskap som behövs för att kunna utföra sitt arbete på bästa möjliga sätt. Kommunikatörer och informatörer i organisationen har ett ansvar att stödja chefer och medarbetare i deras kommunikationsarbete genom att initiera, driva och följa upp den interna och externa kommunikationsprocessen.

All kommunikation utgår från mottagarens behov

Alla är inte berörda av all information och i dagens informationsöverflöd är det extra viktigt att inte överbelasta omgivningen med onödig information. Vårgårda kommuns information och kommunikation ska därför anpassas till olika målgruppers behov, kunskaper och förutsättningar såväl internt som externt. Innehållet ska vara relevant och kommunikationen ska ske på ett sätt och i en form som mottagaren kan förstå och handla utifrån. Det innebär att vi alltid ska ta hänsyn till människors olika situationer och behov när vi väljer att kommunicera med dem.

Dialog är grunden för en bra kommunikation

Om vi ska skapa förståelse, acceptans och motivation, eller göra människor delaktiga i ett beslut, är dialogen nödvändig. Den som enbart får information kan alltid reagera med ”det här förstår jag inte” eller ”hur berör detta mig?”. Vid vissa tillfällen finns inte tid till dialog och allt behöver heller inte diskuteras. Därför ska vi spara dialoger och möten till sådant som är komplicerat eller kontroversiellt, och till tillfällen då vi behöver skapa engagemang eller samsyn mellan människor. När det som ska kommuniceras är enkelt, entydigt och inte ger utrymme för olika tolkningsmöjligheter är envägskommunikation ett både snabbare och effektivare alternativ.

Ett gemensamt varumärke

Alla verksamheter i Vårgårda kommun utgör ett gemensamt varumärke. Styrkan i vårt varumärke bestäms av kvaliteten på vår service och all kommunikation i den dagliga verksamheten påverkar omgivningens syn på oss:

När vi tar emot en besökare i receptionen, möter brukare i de olika verksamheterna, träffar media, diskuterar med leverantörer eller pratar i telefon med enskilda medborgare. Alla medarbetare har därför en viktig roll när det gäller att skapa bilden av Vårgårda kommun. Vi är alla ambassadörer och bärare av varumärket Vårgårda.

Vår kommunikation ska alltid vara korrekt och saklig med en tydlig avsändare. Informationsmaterial och handlingar ska följa den grafiska profilmanualen och vara tydligt märkta med kommunens logotyp.