Den politiska ärendegången

I kommunen arbetar vi varje år med ett stort antal ärenden. Det handlar om ärenden som återkommer årligen som till exempel verksamhetsplaner, delårsrapporter och årsredovisning. Det handlar också om ärenden som väcks på olika sätt genom till exempel motioner, medborgarförslag och framställningar från kommunstyrelsen, kommunfullmäktige eller andra myndigheter.

Flera ärenden initieras genom en ansökan, tex. stöd, lov eller tillstånd av olika slag. Ett ärende kan vara en utredning om att anta ett medborgarförslag om bättre belysning på kommunens gång- och cykelvägar. Det faktiska genomförandet av beslutet är inte ett ärende. Genomförandet innebär istället att beslutet verkställs. Att utarbeta ett förslag till en policy är också ett ärende. Däremot är inte själva tillämpningen av innehållet i policyn ett ärende. Att någon kontaktar kommunen och beställer t.ex. en nybyggnadskarta innebär inte att ett ärende väcks.

Ett ärende kan ofta börja med en skrivelse i någon eller exempelvis med ett telefonsamtal – i de fallen måste den handläggare som tar emot telefonsamtalet göra en tjänsteanteckning för att ett ärende ska påbörjas.

Ärendegången består i princip av tre faser:

1. Beredning
2. Beslut
3. Verkställighet

Så här kan en mer detaljerad beskrivning av de olika faserna se ut:

1. En handling kommer in till kommunen.
2. Handlingen diarieförs i ett ärende.
3. En handläggare bereder ärendet.
4. Ett politiskt organ eller en tjänsteperson fattar beslut.
5. Beslut expedieras och verkställs.
6. Ärendet avslutas.
7. Aktern rensas och arkiveras.

När vi bereder ärenden måste vi ta hänsyn till flera lagar. I kommunövergripande frågor handlar det i huvudsak om kommunallagen och förvaltningslagen. Inom mer specifika områden handlar det till exempel om skollagen, socialtjänstlagen och miljöbalken.

För samtliga ärenden – oavsett vad de handlar om – måste vi ta hänsyn till allmänna handlingars offentlighet, offentlighets- och sekretesslagens regler med förbud om att lämna ut allmänna handlingar, dataskyddsförordningen om skydd för människors personliga integritet och arkivlagens regler om arkivvård och gallring.

Ett exempel, den politiska ärendegången (medborgarförslag):

1. Ett medborgarförslag inkommer.
2. Kommunfullmäktige beslutar att medborgarförslaget remitteras till kommunstyrelsen för beredning.
3. Medborgarförslaget tilldelas till handläggare.
4. Handläggare besvarar medborgarförslaget och har kontakt med förslagsställaren.
5. Ärendet behandlas av tjänstepersonberedning (ledningsgruppen).
6. Ärendet behandlas i utskott.
7. Ärendet behandlas på kommunstyrelsen.
8. Kommunfullmäktige fattar slutgiltiga beslutet.
9. Om medborgarförslaget antas verkställs det av berörd verksamhet och sedan avslutas.