Fokusområde - Kultur och arbetssätt

Inriktningsmål

Vårgårda kommun har engagerade och
ansvarstagande medarbetare och ledare. Alla arbetar för det gemensamma uppdraget och bidrar till att utveckla och förbättra verk-samheten. De skapar värde tillsammans med och genom dialog med de som bor och verkar i Vårgårda.

Engagerade och ansvarstagande medarbetare och ledare

För att tillgodose behoven hos dem verksamheten är till för och skapa goda resultat krävs motiverade och engagerade medarbetare och ledare. För att öka motivationen hos medarbetare och ledare behövs ett tillitsbaserat arbetssätt med handlingsutrymme.

Engagemang är enligt forskning den faktor som skapar goda och hållbara resultat i verksamheter över tid. Faktorer som driver medarbetarengagemang är att medarbetare och ledare känner mening med arbetet, att man känner att man behärskar sina arbetsuppgifter, samt har möjlighet att påverka hur arbetet utförs.

Ledarskapet och vikten av stabilitet och långsiktighet samt engagemang från kommunens ledning på alla nivåer är grundläggande för att skapa goda hållbara resultat. Både medarbetare och ledare strävar mot att nå mätbara, konkreta resultatförbättringar för dem som verksamheten är till för. En god och kontinuerlig dialog är viktig för att nå detta. Dialogen syftar till att stärka handlingsutrymme, kunskap om förbättringsarbete och utveckling.

Ledarforum genomförs för alla ledare i kommunen. Syfte är att stärka den gemensamma riktningen i förvaltningen som helhet och att utgöra inspiration och erfarenhetsutbyte för kommunens ledare. Arbetet är kopplat till målet Kultur och arbetssätt. Ledarforum genomförs med tema ”Gemensam riktning och helhetssyn” där inriktningsmål och fokusområden kommuniceras och dialog sker med alla ledare.

Ledarnätverk har upprättats där chefer från olika verksamhetsområden träffas genom att besöka varandras arbetsplatser och arbeta med gemensamma frågor. Nätverken består över tid och har koppling till ledarforum.

Samhällsbyggnad och Kultur och Fritid har genomfört uppföljningen av inriktningsmålen tillsammans med alla medarbetare vid ett gemensamt tillfälle då samtliga medarbetare samlats. Dagen inleddes med genomgång av målen och dess syfte och alla medarbetares bidrag till helheten. Därefter genomfördes en uppföljning där samtliga medarbetares individuella tankar om bidrag till målet samlades in genom en rundvandring. Dagen upplevdes lustfylld av medarbetarna och upplevdes som ett bra tillvägagångssätt för att få med så många olika medarbetarröster som möjligt.

Arbeta för det gemensamma uppdraget

Kommunens verksamhet behöver vara behovs- och syftesdriven, vilket handlar om att göra rätt saker utifrån syftet. Den mest grundläggande förutsättningen för att kunna göra rätt saker är att föra dialog kring varför verksamheten finns, det vill säga verksamhetens syfte. Det är också viktigt att klargöra vilka individer eller andra organisationer som verksamheten är till för, samt vilka behov dessa har. Syftet och behoven är vägledande för arbetssättens utformning och förbättringsarbeten.

En tydlig riktning har utifrån tidigare utvecklingsarbete satts för förvaltningen med ett stärkt fokus på det gemensamma uppdraget och inriktningsmålen. Den gemensamma riktningen utgår ifrån inriktningsmålen och visionen med målet Kultur och arbetssätt i fokus. Riktningen kommunicerades på Ledarforum enligt följande: ”Vi använder hela laget för att nå vårt gemensamma syfte. Det är vi tillsammans som leder Vårgårda kommun framåt. Vi tänker helhet på riktigt vilket märks i våra beteenden. Vårt ledarskap når ända ut i vardagen, där det genomsyrar arbetssätten och beteenden hos ledare och medarbetare.”

Ett led i detta övergripande riktningsarbete är att kommunikation via intranätet om vision och målarbete har ökat. Syftet är att skapa förståelse hos medarbetare för det gemensamma uppdraget och för att skapa transparens. Flera medarbetare har återkopplat att de ser positivt på den stärkta interna kommunikationen. En uppdaterad kommunövergripande introduktion för nyanställda planeras, för att stärka det gemensamma uppdraget.

Värde skapas genom dialog

En kontinuerlig och systematisk dialog med de som bor och verkar i Vårgårda är nödvändig för att ta reda på deras behov. Därefter handlar det om att lyckas omsätta behoven till arbetssätt för att säkerställa att alla delar i kommunen strävar åt samma håll för att uppfylla syftet. Verksamheterna behöver dessutom arbeta aktivt med att förbättra arbetssätten utifrån förändrade och framtida behov hos dem kommunen är till för.

Nästan alla anställda i kontaktyrken arbetar med brukar/klient/patient-kontakter i princip dagligen. Detta gör att i det lilla finns det goda möjligheter att följa upp den enskildes önskemål och dialog sker ständigt. Den enskildes genomförandeplan är en viktig del i detta inom socialtjänst/vård- och omsorg, och är en möjlighet för verksamheten att på aggregerad nivå följa upp arbetet. Under året har uppföljningar visat att samtliga brukare inte har aktuella genomförandeplaner, vilket är ett lagkrav. Arbetet med att detta ska vara på plats pågår. Detta är det enskilt viktigaste verktyget som verksamheten har för att tillse att de som erhåller insatser från verksamheten får det de ska och på det sätt som de önskar. Ofta sker även uppföljningar i samverkan med andra aktörer såsom regional primärvård och slutenvård samt polis.

För att skapa tillit krävs goda relationer mellan verksamheter och mellan verksamhet och /eller brukare/elever/patienter/invånare. Det är därför viktigt att mötas för att lära känna varandra och på detta sätt skapa tillit och goda relationer för att kunna erbjuda hjälp och stöd.

Socialtjänsten har initierat ett utåtriktat arbete med anledning av den kommande nya socialtjänstlagen för att möta medborgare i vardagen. Bland annat sker detta genom att samverka med Bubblan löpande.

I arbetet med att ta fram en ny vision har perspektivsinsamlingar varit en viktig del. För att få en så väl förankrad och god bild av hur alla som bor, lever och verkar i Vårgårda har insamlandet av perspektiv skett brett. Träffar har genomförts med föreningar, näringsliv, intressegrupper och medarbetare. Kommundorektör och kvalitetsstrateg har genomfört visionsfrukostar och visionsfika med drygt hundra medarbetare. Dessutom har perspektiv samlats in via arbetsplatsträffar i kommunens verksamheter, ungdomar på Gullhögskolan och Sundlergymnasiet samt via visionportalen på hemsidan. Även femåringar på förskola har tyckt till om hur de tänker sig framtidens Vårgårda. Totalt har drygt 1100 personer gett sina perspektiv på vad de tycker är det bästa med Vårgårda och hur de tänker sig framtidens Vårgårda.

Utveckla och förbättra verksamheten

Tre av fyra uppger i medarbetarenkäten att de bedriver förbättringsarbete i sitt dagliga arbete. 74 % uppger att chefen uppmuntrar till förbättringsarbete. Att jobba med ständiga förbättringar där man ser konkret förbättrade resultat skapar engagemang och trivsel. Ett exempel på detta är att socialtjänsten vid utveckling av arbetssätt skapar arbetsgrupper med medarbetare för att få in så många perspektiv som möjligt och skapa delaktighet.

Arbetet med att utveckla och förbättra sker bland annat genom systematiskt kvalitetsarbete i förskola och skola, genom analys av avvikelser och de synpunkter som kommer in till verksamheten. Brister som identifieras genom uppföljning av internkontrollen och tillsyn används också för att förbättra verksamheten. Här kan systematiken kring analys och arbete med att identifiera rotorsaker utvecklas ännu mer för att få effekt och förbättrade resultat.

Inom socialtjänsten barn- och unga-verksamhet har det i brukarundersökningar under året uppmärksammats att föräldrar verkar något mer nöjda än barn och unga med sin kontakt med sin socialsekreterare. För att bli bättre på att fånga in barn- och ungas röst har verksamheten under året haft en egenkontroll där enhetschef tillsammans med socialsekreterare granskar ärenden och handläggning av placerade barn för att förbättra arbetet med att lyfta barn och ungas röst.

Inom verksamhet Vård- och omsorg har det under året skett en utbildningsinsats inom Projekt Vilja. Samtliga medarbetare inom särskilt boende, samt vård- och omsorgs ledningsgrupp har under våren ingått i projektet. Rent praktiskt har detta inneburit att de respektive grupperna regelbundet träffat en coach som tillsammans med grupperna bland annat har arbetat med olikheter i personalgruppen, möjligheter att styra över sina känslor och hur man tar situationer, stöd i att sänka stress. Träffarna har varit uppskattade och har löpt på under hela året. Syftet med detta arbete har varit att arbeta med just kulturen på arbetsplatsen och att alla ska få reflektera kring sina egna roller, och vikten av den, på arbetet. Det är svårt att ännu se några effekter av arbetet, men projektet rapporteras regelbundet till styrgrupp och där är uppfattningen att träffarna varit uppskattade av medarbetarna. Arbetet sker processinriktat efter behov i den egna organisationen. Elva arbetsgrupper inklusive ledningsgruppen är involverade i projektet. Bland annat ges möjligheter för seniora chefer att vara mentorer åt nyare chefer, grupputveckling och självledarskap.

Inom hemtjänsten påbörjades under förra året att arbete med Sunt arbetslivs material ”Vård i annans hem”, även där var syftet att stärka medarbetargrupperna och ge dem en möjlighet att reflektera över sin egen roll och vilka möjligheter det finns. Detta arbete har fortsatt under våren. Effekten som kunnat ses i verksamheten är att medarbetare förbättrat sin kommunikation. Samtalskontrakt har upprättats och det har fungerat som stöd kollegor emellan när kommunikationen brustit. Dessa samtalskontrakt (hur vill vi vara mot varandra på jobbet och hur ska vi kommunicera på ett schysst sätt) har även använts i introduktion av nya sommarvikarier. Materialet kommer fortlöpande användas i verksamheten då det varit en bra grund för samtal och reflektion kring det viktiga arbetet som utförs i andra människors hem.

På gymnasiet arbetar man aktivt med att involvera all personal i arbete med uppföljning och förbättringar av verksamheten. Detta verifieras till exempel av Skolinspektionens enkät där resultaten ligger långt över snittet i riket.

SAS och MAS/MAR har startat upp arbetet med kvalitetsmöten med enhetschefer i syfte att förbättra kvalitén i insatserna som utförs och öka lärandet.

En aktivitetspedagog har anställts inom Vård och Omsorg som syftar till att skapa relevanta aktiviteter för de boende samt för närboende äldre.

Socialtjänst, och den kommunala hälso- och sjukvården har sedan förra året ett nationellt uppdrag att förbättra sitt arbete med beredskap vid större samhällsstörningar och /eller höjd beredskap. Under året har enheter påbörjat arbetet genom att öva krisscenarion anpassade till deras egna verksamheter för att hitta sårbarheter.

Kontrollmoment inom fokusområdet som följs upp utifrån Plan för intern kontroll 2024

• Bristande uppföljning av personalomsättning, följs upp per den 30 april samt 31 december.

Analys av måluppfyllelse utifrån resultat

Under året har arbetet med kultur och arbetssätt tagits vidare framåt, från att riktning satts i kommunledningsgrupp och på Ledarforum till att under hösten spridas till alla enheter i kommunen. Samhällsbyggnad och Kultur och fritid har samlat alla medarbetare för att knyta an det dagliga arbetet till målen. Att arbeta för det gemensamma uppdraget är en riktning som satts och som på ett löpande sätt tas framåt. Det är ett långsiktigt arbete att göra målen kända, arbetet är påbörjat och fortsätter. Andelen som svarat en hög värdering kring att de känner till sin arbetsplats mål i medarbetarenkäten har ökat.

Vad gäller dialog med medborgaren som systematiskt arbetssätt sker det på olika sätt i de olika verksamheterna. Systematisk dialog med medborgarens tankar som underlag för att förbättra verksamhet kan utvecklas som helhet i kommunen, även om måluppföljningen visar att några verksamhetsdelar kommit längre än andra i arbetet. Dialog har genomförts med många medborgare i visionsarbetet.

Dialog som systematiskt arbetssätt kan utvecklas även internt, exempelvis följs i nuläget medarbetarnas upplevelser upp endast en gång per år på övergripande nivå genom medarbetarenkäten. En dialog om hur ett mer agilt arbetssätt kan utvecklas avseende detta har inletts med central samverkansgrupp och samsyn råder om att arbetet som nu sker genom enkäten behöver moderniseras och förbättras.

Att utveckla och förbättra verksamheten sker på olika sätt i de olika verksamheterna, funktionsstöd har skapat en tydlig bas i att utgå ifrån syftet för att förbättra verksamheten genom att använda sig av verksamhetsbeskrivningar, Sundlergymnasiets involverande av medarbetare i förbättringsarbete och projekt Sunt arbetsliv inom hemtjänsten utgör alla goda exempel i detta avseende. Ledarskapet och en tydlig övergripande riktning är en viktig faktor för att arbeta med förbättringar och utveckling av verksamheten.

Sjukfrånvaron ligger på 7,5 % för 2024, för kvinnor 8,3 % och män 4,5 %. Sjukfrånvaron stiger något för båda könen i jämförelse med förra året. Det är långtidssjukskrivningarna som ökat. Långtidsjukfrånvaron (andel av sjukfrånvaron över sextio dagar av den totala sjufrånvarotiden) ökar med drygt tio procent till 46,6%, att jämföra med 42,3 % förra året (motsvarar 4,3 procentenheter). För kvinnor är långtidssjukfrånvaron 48,8 % av den totala sjukfrånvaron och för män 31,0 %. Gällande långtidsfrånvaro är fysiska sjukdomar den främsta bakomliggande orsaken.

Sjukfrånvaron ökar inom främst Vård och omsorg, som ligger kvar på en högre nivå än kommunen i övrigt. Som beskrivs ovan i åtgärder för att bidra till avsedda effekter, så pågår utvecklingsarbete inom vård- och omsorg samt arbete utifrån projekt Vilja som visar positiva effekter och uppskattas av medarbetare, men ännu kan ingen effekt ses av detta i sjukfrånvaron. Ett konstaterande är utifrån ARIUBA-kartläggning och som lyfts i den beredning om kompetensförsörjning som gjordes 2024, är att kommunen skulle ha potential att öka de främjande insatserna för medarbetare i behålla-perspektivet, för att minska ohälsa.

Vad gäller medarbetarenkäten kan konstateras att totalindex har höjts något. Framför allt beror detta på att ledarskapsindex har ökat med tre procentenheter.

Personalomsättningen minskar för kommunen som helhet och ligger nu på samma nivå som riket. Vårgårda har inte legat på denna låga nivå sen 2013.

Utfall måluppfyllelse

Utifrån aktiviteter som bidragit till målet samt analys av resultat och trenden för nyckeltalen är bedömningen att måluppfyllelsen är på en god nivå.